Eingangsrechnungen ohne Abtippen
E-Mail → Rechnung erkennen → KI/OCR → Daten prüfen → ERP → DMS
Von der Mail bis zur Buchung ohne manuellen Schritt
Automatisierung leicht gemacht
Ihre Systeme arbeiten ab jetzt zusammen.
Jedes Format, jede Quelle, jedes Ziel: ahabFlow nimmt CSV, XML oder E-Rechnung aus Arbeitsplätzen, Fachanwendungen, Postfächern und Datenbankservern an, wandelt um, prüft und übergibt an ERP, DMS, Datenbank, Dateiablage oder Mailversand. Ohne neues ERP, ohne Programmierung – überwacht vom Hub außerhalb Ihres Netzwerks.
Ein Vorgang, Ende zu Ende Eingang Umwandlung Übergabe Monitoring
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Betrieb im eigenen Haus möglichMandantenfähigLückenloses Protokoll
VerbindetDMSERPDATEVSAPSalesforceMicrosoft 365SharePointSQL ServerPostgreSQLREST-APIsSFTPE-MailDateiablagenArchivsystemeKI-Services+ beliebige weitere Ziele
So läuft das ab
Ein Ereignis startet den Ablauf – den Rest übernimmt ahabFlow.
Zwei Vorgänge herangezoomt: einmal aus einer Datenbank-View zur ZUGFeRD-Rechnung mit Mailversand und Archiv, einmal von XML plus PDF über die Anreicherung aus der Datenbank ins Archivsystem – parallel überwacht.
Vorgang 1 · Rechnungslauf DB-View ZUGFeRD Mail & Archiv Überwachung
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Der Auslöser ist ein Zeitplan oder ein Ereignis in der Datenbank. Der Worker liest die View, erzeugt daraus eine gültige ZUGFeRD-Rechnung (strukturiertes XML plus PDF/A-3), prüft Schema und Pflichtfelder, versendet an den Empfänger und legt den Beleg mit Index im Archiv ab.
Parallel laufen die Sensoren mit: Laufzeit, Validierungsergebnis, SMTP-Quittung und Archiv-ID werden protokolliert. Fällt ein Schritt aus, wird wiederholt oder eskaliert – nicht stillschweigend übersprungen.
Vorgang 2 · XML mit PDF archivieren XML + PDF DB-Anreicherung Archiv & Sicherung Überwachung
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Im zweiten Vorgang überwacht der Worker einen Eingangsordner. Für jeden Vorgang liegen eine XML-Datei und das zugehörige PDF bereit: Die Inhalte werden aus dem XML gelesen – nicht aus dem PDF – und um weitere Werte aus einer Datenbank ergänzt.
Anschließend gehen Dokument und Metadaten an das Archivsystem. Erst wenn die Quittung vorliegt, werden die Dateien in den Sicherungsordner verschoben – jeder Schritt mit Zeitstempel, damit nichts doppelt oder unbemerkt liegen bleibt.
Überwachung
Wenn etwas passiert, passiert etwas.
ahabFlow beobachtet Systeme und Abläufe und reagiert nach Ihren Regeln – bevor jemand anruft.
Beispiel · Dienst überwachen und wiederherstellen Prüfung Neustart Eskalation per Mail Sensoren
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Der Worker fragt den Dienst zyklisch ab. Antwortet er nicht, startet er ihn selbst neu – in der Regel bevor jemand den Ausfall bemerkt. Jeder Versuch wird mit Zeitstempel und Ergebnis protokolliert.
Bleibt der Dienst nach den Versuchen aus, sammelt der Worker Logdateien und Systemkontext und schickt beides per Mail an den zuständigen externen Dienstleister – mit einer parallelen Information an Sie, damit alle vom gleichen Stand ausgehen.
Wennein Import nachts nicht durchgelaufen ist
Dannerneut starten, Ergebnis prüfen, Verantwortlichen informieren
Wennauf dem Server weniger als 10 % Platz frei sind
Danntemporäre Dateien aufräumen, alte Bestände auslagern, Ergebnis melden
Wenneine Schnittstelle keine Daten mehr liefert
DannVerbindung neu aufbauen, letzten Stand nachholen, Lücke protokollieren
Wenneine Rechnung Pflichtfelder vermissen lässt
Dannzurückstellen, Sachbearbeiter benachrichtigen, Vorgang dokumentieren
Was beobachtet wird
Sensoren, die heute zur Verfügung stehen
DiensteProzesseEreignisprotokollSpeicherplatzCPU & ArbeitsspeicherDateien & OrdnerDatenbankabfragenPostfächerWebdienste & APIsZertifikateBackupsDruckwarteschlangen+ laufend mehr
Was daraufhin passiert
Aktionen, die ein Ablauf auslösen kann
Dienst neu startenSkript ausführenDatei verschiebenImport wiederholenDaten übergebenDokument erzeugenE-Mail sendenTicket anlegenArchivierenBereinigenFreigabe einholen+ laufend mehr
Der Katalog wächst mit Ihnen. Fehlt ein Sensor oder eine Aktion, entwickeln wir sie auf Anforderung nach. Sie sind nicht auf das beschränkt, was heute in der Liste steht.
Anwendungsfälle
Abläufe, die heute schon ohne Zutun laufen.
Sechs typische Strecken aus Projekten mit Mittelstand, Systemhäusern und öffentlichen Auftraggebern.
Dokumente landen selbst in der Akte
Verzeichnis überwachen → klassifizieren → Metadaten → DMS-Import → Quelle räumen
Kein Sammelordner mehr, der abgearbeitet werden muss
Datensätze und Belege zusammenführen
Abfrage lesen → umwandeln → Dokument zuordnen → Import → Status zurückschreiben
Beleg und Datensatz gehören wieder zusammen
Fremdsysteme ohne Eigenentwicklung anbinden
Datei erkennen → einlesen → JSON erzeugen → Schnittstelle aufrufen → protokollieren
Anbindung in Tagen statt in einem Projekt
Datenaustausch mit Partnern absichern
SFTP prüfen → Dateien holen → verarbeiten → Zielsystem → erfolgreiche Dateien archivieren
Nachvollziehbar, auch Monate später
Ausfälle erkennen, bevor Anwender anrufen
System & Dienst prüfen → Fehler erkennen → Neustart → bei erneutem Fehler eskalieren
Störungen werden gemeldet, nicht gemeldet bekommen
Aktuell im Fokus
E-Rechnung: aus CSV, DB-View oder JSON werden versandfertige Belege.
ahabFlow baut aus beliebigen strukturierten Quellen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung – zum Beispiel aus einer CSV-Datei, einem Datenbank-View, JSON oder einer API-Antwort. Die Daten werden gelesen, Pflichtfelder ergänzt und geprüft, das XML erzeugt und zusammen mit der PDF/A-3 über das Mail-System des Kunden an den Empfänger versendet. Anschließend werden Beleg und Metadaten archiviert.
seit 2025
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
ab 2027
Versandpflicht für größere Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
ab 2028
Versandpflicht für nahezu alle Unternehmen, unabhängig von der Größe.
dauerhaft
Archivierung und Nachweis der versendeten Rechnungen.
XRechnungZUGFeRDCSV / DB-View / JSONPflichtfeldprüfungMailversandGoBD-Ablage
Eingang: Aus XRechnung und ZUGFeRD werden gebuchte Belege
Rechnungen mit strukturierten Daten (X-Rechnung, ZUGFeRD) kommen z.B. per E-Mail, Portal oder Dateiablage an. Format und Inhalt werden erkannt, Pflichtfelder geprüft, strukturierte Daten ans ERP übergeben, die Datei umbenannt (Beispiel: Lieferant_Rechnungsnummer_Datum.pdf) und z.B. auf einem Filesystem oder revisionssicher im DMS abgelegt.
Die Ausgangslage
Vieles läuft. Nur weiß niemand mehr genau, wie.
Über Jahre gewachsene Abläufe halten den Betrieb am Laufen – bis einer davon ausfällt, ein Mitarbeiter geht oder eine neue Vorgabe kommt.
„Das macht bei uns seit Jahren ein Skript – wer es geschrieben hat, ist längst weg.“
„Aufgefallen ist es erst, als sich die Buchhaltung beschwert hat.“
„Jeden Morgen exportieren, prüfen, umbenennen, hochladen.“
Werkzeuge
Alles, was zwischen Ihren Systemen passieren muss.
Eine Plattform statt einer Sammlung aus Einzellösungen, die jeweils nur eine Person versteht.
Abläufe statt Einzelskripte
Jeder Prozess wird aus wiederverwendbaren Bausteinen zusammengesetzt – sichtbar, versioniert und ohne Programmierung wartbar.
Überwachung inklusive
Laufzeiten, Fehler, ausgefallene Systeme: eine Oberfläche für alles, mit Eskalation per E-Mail, bevor Anwender es merken.
Daten umwandeln
XML, JSON, CSV, Datenbank und E-Rechnung ineinander überführen. Felder umbenennen, berechnen, filtern, validieren.
Datenbanken & Schnittstellen
SQL Server, PostgreSQL und MySQL per Abfrage oder Prozedur. Moderne Systeme über REST, HTTP und JSON.
Dateien, SFTP & Dokumente
Verzeichnisse überwachen, Dateien übertragen, PDFs und TIFFs klassifizieren, Metadaten extrahieren, archivieren.
Postfächer & Versand
Eingehende Mails auswerten, Anhänge übernehmen, Statusmeldungen und Freigabeanfragen automatisch versenden.
KI im Ablauf
KI ist bei uns kein Produkt, sondern ein Arbeitsschritt.
Eingesetzt wird sie genau dort, wo starre Regeln nicht ausreichen: Dokumentart erkennen, Lieferant und Beträge auslesen, Freitext einordnen, Daten zuordnen. Danach läuft das Ergebnis durch Ihre festen Prüfregeln weiter.
KlassifikationDatenextraktionPrüfungZuordnung
01Neue Rechnung im Postfach
02KI erkennt Dokumenttyp, Lieferant, Betrag
03Regelbasierte Prüfung und Freigabe
04Übergabe an ERP und DMS
05Sonderlogik über eigene Skripte
Hinweis: Ein KI-Modell ist nicht Teil von ahabFlow. Es wird separat bereitgestellt oder lizenziert – im eigenen Haus oder über einen Anbieter Ihrer Wahl. ahabFlow bindet es lediglich als Arbeitsschritt ein.
Aufbau & Betrieb
Ihre Daten bleiben, wo sie hingehören.
Drei Bestandteile, zwei Betriebsorte, zwei Verantwortungsmodelle: Cloud oder On-Premises – jeweils von uns betreut oder von Ihnen selbst verwaltet und überwacht.
01
Worker
Jeder Worker ist ein vollwertiger Ausführungsknoten: er nimmt Daten an, wandelt sie um, prüft sie und übergibt sie. Gleichzeitig überwacht er mit seinen Sensoren die angeschlossenen Systeme, Dienste und Prozesse. Die Verarbeitung läuft direkt auf dem Server, auf dem der Worker installiert ist – mehrere Worker können auf einem oder auf vielen Servern laufen.
02
Coordinator
Koordiniert alle Worker in Ihrer Umgebung: verteilt Aufgaben, synchronisiert Zustände und stellt sicher, dass jeder Prozess am richtigen Ort läuft.
03
Hub
Zentrale Verwaltungseinheit: hier designen Sie Workflows, legen Sensoren an und konfigurieren Jobs – dazu Überwachung, Logs, Rollen und Mandanten. Auf Wunsch bei Ihnen oder als betreuter Dienst.
CloudBetrieb in der Cloud – von uns betreut oder von Ihnen selbst verwaltet.
On-PremisesBetrieb in Ihrer Infrastruktur – von uns betreut oder von Ihnen selbst verwaltet.
Überwachung nach WahlWir überwachen die Abläufe für Sie – oder Sie übernehmen Monitoring und Alarmierung selbst.
Preise
Ein Workflow ist ein automatisierter Prozess.
Sie zahlen nicht für Funktionslisten, sondern für laufende Abläufe. Preise bei jährlicher Zahlung; monatliche Verträge zu abweichenden Konditionen.
Self-Service
Sie erstellen und betreiben Ihre Workflows selbst.
Updates und Produktsupport sind in der Lizenz enthalten. Sie behalten die volle Kontrolle über Worker, Workflows und Überwachung.
Starter
199 €/ Monat
1 WorkflowMonitoring inklusive
- Ein automatisierter Prozess, weitere je 99 € / Monat
- Monitoring inklusive: Sensoren, Dienste, Schnittstellen
- Zentrale Überwachung, Logs und Protokoll
- E-Mail-Benachrichtigung bei Störungen
Meist gewähltBusiness
499 €/ Monat
5 WorkflowsMonitoring inklusive
- Fünf Abläufe, weitere je 99 € / Monat
- KI-Schritte und eigene Skripte
- E-Rechnung: XRechnung & ZUGFeRD
- Rollen, Freigaben und Historie
Enterprise
999 €/ Monat
15 WorkflowsMonitoring inklusive
- Fünfzehn Abläufe, weitere je 99 € / Monat
- Mandantenfähigkeit & Partnermodell
- Betrieb vollständig in Ihrer Umgebung
- Abgestimmte Reaktionszeiten
Alle Pakete enthalten das Monitoring von Abläufen, Diensten und Schnittstellen. Weitere Workflows 99 € / Monat · Einrichtung eines individuellen Workflows ab 499 € · Partner und Systemhäuser erhalten gestaffelte Konditionen.
Nicht enthalten: KI-Modelle und deren Laufzeitkosten. Diese werden separat bereitgestellt oder lizenziert (eigener Betrieb oder Anbieter Ihrer Wahl).
Managed Monitoring
Sie möchten sich nicht selbst um das Monitoring kümmern?
Wir übernehmen Einrichtung und Pflege Ihrer Monitoring-Konfiguration, definieren gemeinsam mit Ihnen Schwellwerte und Regeln und kümmern uns um Meldungen, die ahabFlow nicht automatisch lösen kann.
Managed S
499€ / Monat
bis 50 Sensorenca. 5–8 Server2 Standard-Workflows
Managed M
899€ / Monat
bis 150 Sensorenca. 15–25 Server5 Standard-Workflows
Managed L
1.499€ / Monat
bis 300 Sensorenca. 30–50 Server10 Standard-Workflows
Enterprise Managed
individuell
>300 Sensorengrößere / kritische Umgebungenindividuell
Mindestlaufzeit 12 Monate. Die anfängliche Einrichtung ist je nach Größe und Komplexität der Umgebung in den Preis eingerechnet (kleine Umgebungen ca. 6–10 Stunden, größere Umgebungen mit z. B. 50 Servern können mit 2–3 Stunden pro Server deutlich mehr Zeit erfordern). Die Pakete beinhalten die Betreuung der angegebenen Standard-Workflows; die Erstellung von Individual-Workflows wird nach Aufwand berechnet. Bei monatlicher Kündbarkeit würde sich das wirtschaftlich nicht tragen.
Kostenloser Prozess-Check
Welchen Ablauf möchten Sie loswerden?
Beschreiben Sie uns einen Vorgang, den Sie heute manuell oder über eigene Skripte lösen. Wir sagen Ihnen konkret, wie daraus ein ahabFlow-Workflow wird – unverbindlich.
- Einschätzung durch erfahrene DMS- und Integrationsberater
- Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags
- Auch für Partner, Systemhäuser und IT-Dienstleister
Fragen
Häufig gestellt
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?+
Nein. ahabFlow ersetzt kein ERP, DMS oder Fachsystem. Es sitzt dazwischen und übernimmt die Übergaben, die heute von Hand oder per Skript erledigt werden.
Können auch individuelle Systeme angebunden werden?+
Ja, sofern es eine Schnittstelle gibt – Datenbank, Dateiablage, SFTP, E-Mail oder API. Fehlt ein Baustein, entwickeln wir ihn auf Anforderung nach.
Was passiert mit unseren vorhandenen Skripten?+
Die müssen nicht weg. Bestehende Logik lässt sich als Schritt in einen Ablauf einbinden – nur eben überwacht, protokolliert und zentral verwaltet.
Muss ahabFlow in der Cloud laufen?+
Nein. Neben dem betreuten Betrieb ist der Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur vorgesehen – bis hin zur zentralen Verwaltung.
Ist das nur etwas für Dokumente?+
Nein. Neben Dokumenten verarbeitet ahabFlow strukturierte Daten und überwacht technische Systeme, Dienste und Schnittstellen.
Wie schnell läuft der erste Prozess?+
Typische Abläufe starten auf Basis einer Vorlage. Die Einrichtung eines individuellen Workflows beginnt bei 499 €.